Организация медицинских конференций – это долгий и масштабный производственный процесс. При организации любого мероприятия необходимо учитывать множество особенностей и держать в голове массу деталей, а в медицинских конференциях работа усложняется ограниченной, целенаправленной аудиторией и научно-образовательным форматом. Наша команда имеет богатый 10-летний опыт проведения медицинских конференций, что позволяет проводить трансляции без сбоев и с комфортом для слушателей. Для организации медицинских конференций под ключ мы используем, разработанные нашей командой, специальные чек-листы, которые помогают отследить каждый этап и не забыть ни одной мелочи.

Глобальная цель компании – постоянное повышение уровня знаний специалистов здравоохранения РФ. Мы проводим мероприятия на нашей платформе непрерывно и имеем возможность содействовать профессиональному росту специалистов в различных областях медицины.

Цель проводимых нами конференций - привлечение как можно большего числа специалистов из профессионального сообщества к заявленной мероприятием проблематике.

При подготовке медицинской конференции в первую очередь необходимо определится с форматом мероприятия. Для повышения статуса мероприятия необходимо аккредитовать его в Комиссии непрерывного медицинского образования – НМО, что может сделать только аккредитованный провайдер. Наши конференции всегда подаются на аккредитацию, поэтому при выборе формата мы опираемся на требования комиссии.

В нашей команде есть специалист по подготовке заявки в НМО. Это помогает сэкономить время от погружения во множество формальностей и правил, которые часто претерпевают изменения. Первоначальная заявка в комиссию НМО подается не позднее чем за 5 недель до мероприятия, а за две недели – финальная программа с подробным описанием каждого доклада и опыта лектора.

• Определение формата, типа и уровня мероприятия:

1. По уровню – региональные, всероссийские, международные и т.д.;
2. По формату – офлайн, онлайн, гибрид (совмещение онлайн и офлайн);
3. По типу – конференция, семинар, круглый стол, лекция, вебинар и т.д. (лучше полагаться на стандарты ГОСТ Р 53524—2009 «Конгрессная деятельность» утв. Приказом №777-ст. от 15.12.2009г.).

• Определение тематики мероприятия. Для начала работы необходимо иметь проект программы либо список основных секций с вопросами, которые будут освещать докладчики;

• Поиск спонсоров мероприятия. Как правило, мероприятия для врачей бесплатные, а вся расходная часть покрывается за счет спонсорских взносов от фармацевтических компаний за возможность представить свой препарат. Работа по привлечению спонсоров проводится заблаговременно, необходимо учитывать, что они обязаны подавать данные об участии в образовательном мероприятии в Росздравнадзор не позднее чем за два месяца до даты проведения конференции;

• Этап согласования. Региональные мероприятия необходимо согласовывать с местным Министерством здравоохранения через официальный запрос (мы делаем это за год до мероприятия). Процесс согласования в зависимости от региона может длиться как несколько месяцев, так и полтора года. При организации медицинских мероприятий федерального значения в Москве или Санкт-Петербурге работа по согласованию проводится в учреждении, под чьей эгидой оно проходит.

Мы, как организатор мероприятий с многолетним стажем, предоставляем комплексные услуги по организации медицинских конференций «под ключ», как на этапах подготовки, описанных выше, так и на этапах сборки конференции:

• Создание интернет-страницы мероприятия – регистрация участников, собственный плеер с удобным интерфейсом и полной статистикой по зрителям и контролями присутствия;

• Подбор площадки для проведения мероприятия и организация питания;

• Создание визуальной составляющей мероприятия – разработка фирменного стиля мероприятия, заставок и подложек для трансляции в стиле мероприятия, адаптация рассылочных писем и оформление рекламных баннеров;

• Подготовка печатных и раздаточных материалов – пакет участника, сувенирная продукция, брошюра с программой мероприятия и прочее;

• Организация трансляции медицинских мероприятий - наш экспертный этап, ведь для этого у нас есть команда видеопродакшн и своя студи с профессиональным оборудованием, которая помогает выполнить данную услугу полностью под ключ;

• Проведение email-рассылки – собственная база с более 20 000 участников, организация рассылок от министерств здравоохранения и профессиональных сообществ;

• Регистрация участников на площадке – подготовка регистрационного стола, привлечение волонтеров, ведение списков, выдача бейджа и пакета участника и т.д.;

• Менеджмент лекторского состава – обзвон, сбор актуальных регалий и фотографий для размещения в программе, решение организационных вопросов, контроль и координация на площадке и в онлайн-формате;

• Взаимодействие с подрядчиками и СМИ.

Стоимость организации и проведения медицинской конференции зависит от целей и задач вашего мероприятия. На цену влияет:

• Формат мероприятия – онлайн, офлайн или очное событие с проведением онлайн-трансляции;
• Количество участников и спикеров;
• Организация медицинской конференции под ключ или выбор конкретной отдельной услуги.

Мы работаем с бюджетом от 300 тысяч рублей.

Свяжитесь с нами, и наши менеджеры ответят на все интересующие вопросы касательно подготовки и проведения мед. конференций, сделают расчёт и составят персональное коммерческое предложение на основе ваших пожеланий и предпочтений. Тел. +7 (499) 348-96-86 и почта info@fbmstudio.ru.