Стоит задача провести конгресс, но вы не знаете, с чего начать? Мы знаем как вам помочь: расскажем, чем он отличается от конференции, как учесть все детали, какую компанию по организации медицинских конгрессов привлечь, как рассчитать количество еды, чем развлечь участников. Такие вопросы возникают у каждого, организатора и если Вы думаете, что вы такой единственный, спешим Вас успокоить – вы попали к опытному конгресс-оператору.

Давайте разбираться какие этапы важно не упускать и кто эти люди, которые собирают медицинские конгрессы под ключ?

Начнем с того, что при организации медицинских мероприятий, будь то семинаров, форумов, конференций или конгрессов мы советуем опираться на государственный стандарт, который включает в себя требования государства к качеству продукции (конгрессная деятельность регулируется ГОСТ Р 53524—2009).

Конгресс – это организованные встречи представителей стран, отраслей, профессий или учреждений, организаций для обмена знаниями и опытом, поиска необходимых решений, проводимые самостоятельно или сопровождаемые выставочно-ярмарочными мероприятиями.

Многие ошибаются, считая, что конгресс отличается от конференции только масштабом, тысячами участников и глобальной выставкой. А вы знали, что существует классификация конгрессных мероприятий?

Например, по числу участников:

• конгресс малого масштаба (менее 250 человек);
•  среднего масштаба (250— 1000 человек);
•  крупного масштаба (более 1000 участников).

Также, существует классификация конгрессных мероприятий по тематике:

•  политические конгрессные мероприятия
•  деловые конгрессные мероприятия
•  научные конгрессные мероприятия
•  научно-практические конгрессные мероприятия
•  корпоративные мероприятия

Классификация конгрессных мероприятий по территориальному признаку:

•  международное конгрессное мероприятие: число иностранных участников которого составляет не менее 15 %.
•  конгрессное мероприятие с международным участием: число иностранных участников которого составляет не более 15 %.
•  национальное конгрессное мероприятие: более 40 % участников которого проживают за пределами Федерального округа, где оно проводится.
•  региональное конгрессное мероприятие: свыше 60 % участников которого проживают в пределах Федерального округа, где оно проводится.
•  муниципальное конгрессное мероприятие: не менее 80 % участников которого проживают в пределах муниципального образования.
•  виртуальное конгрессное мероприятие: условно не ограниченное во времени и в пространстве, проводимое онлайн.

Подробнее о классификации можно узнать из упомянутого выше ГОСТа или отдать это в руки профессиональному конгресс-оператору, который снимет с вас эти тонкости и поможет в установлении формата.

Концепция проведения медицинских конгрессов довольна банальна — в данной области сложно придумать что-то новое и оригинальное, ведь медицинский конгресс – это всегда про науку и обмен опытом между коллегами, докторами наук, профессорами и другими ведущими специалистами. К тому же, при организации медицинских конгрессов важно помнить об ограничениях, например, которые накладывают суровые комплаенс-отделы спонсоров или установленные правила комиссии НМО.

Оглядываясь, на все ограничения, мы понимаем, что медицинский конгресс – это деловое и серьезное мероприятие, на котором нет места для шумных банкетов и других праздничных шоу, как например, на корпоративных конгрессах бизнесменов. Из этого следует, что основными столпами медицинских конгрессов являются теоретическая часть программы, которая состоит из научных докладов и практическая часть, будь то мастер-классы, круглые столы, разборы клинических случаев и прочие взаимодействия специалистов здравоохранения.

Целью при подготовке и проведении медицинских конгрессов, мы, как технический оператор с многолетним стажем, ставим перед собой – повышение уровня знаний медицинских специалистов, обмен опытом, получение идей для новых исследований и научных статей, приобретение полезных рабочих знакомств, а самое главное – представление своих достижений и открытий коллегам, для получения признания и развития проблематики.

Профессиональная организация медицинских конгрессов – это не просто слова, а многоэтапная работа конгресс-оператора с опытом. Для того, чтобы собрать крупный конгресс необходимо понимать из чего состоит мероприятие. Как было упомянуто ранее, первым этапом необходимо определить формат мероприятия, программу и его цели. После того, как мы обладаем этой информацией мы можем перейти к следующим этапам:

•  создание страницы конгресса с возможностью регистрации участников (важно, чтобы у конгресс-оператора было разрешение на хранение и обработку персональных данных, эти вопросы регулирует Роскомнадзор);
•  подбор площадки для проведения мероприятия;
•  привлечение спонсоров мероприятия к научной программе и выставке (для формирования бюджета конгресса)
•  информирование участников конгресса (рассылки, публикации в сетях, работа с Министерством здравоохранения)
•  аккредитация мероприятия в комиссии НМО
• привлечение кейтеринговой компании для организации кофе-брейков
• организация трансляции мероприятия, если выбран гибридный формат
• организация регистрации участников
• реклама мероприятия с целью привлечения участников
• менеджмент лекторского состава мероприятия (заказ трансфера, информирование о времени выступления, сбор регалий, координация на площадке)
•  идентика компании и самого конгресса
• подготовка печатных материалов конгресса и оформления площадки
• привлечение персонала на мероприятие (волонтеры, фотографы, операторы)
• привлечение СМИ для поднятия статуса и информировании о работе конгресса
• подготовка отчетных видеороликов, пост-релизов, сдача отчетности

Это лишь основные услуги по организации медицинских конгрессов, которые предоставляет конгресс-оператор, но стоит не забывать, что такой масштабный процесс всегда влечет за собой множество тонкостей, вытекающих по ходу работы.

Именно поэтому, у нас в команде есть все необходимые специалисты для организации медицинских конгрессов под ключ и мы готовы проследить каждый этап, чтобы ничего не «затерялось».

Мы оказываем услуги по организации медицинских конгрессов, как под ключ, так и на отдельных этапах их сборки. Вы спросите, почему именно мы? Ведь на рынке услуг достаточно много предложений. Для этого у нас есть аргументы:

• опыт работы более 10 лет
• пластичность (услуги под ключ или отдельные задачи)
• база участников
• база спонсоров
• штатная команда
• штат оборудования
• провайдер в НМО
• оператор данных в Роскомнадзоре

Мы, как организатор мероприятий с многолетним стажем, предоставляем комплексные услуги по организации медицинских конференций «под ключ», как на этапах подготовки, описанных выше, так и на этапах сборки конференции:

• Создание интернет-страницы мероприятия – регистрация участников, собственный плеер с удобным интерфейсом и полной статистикой по зрителям и контролями присутствия;

• Подбор площадки для проведения мероприятия и организация питания;

• Создание визуальной составляющей мероприятия – разработка фирменного стиля мероприятия, заставок и подложек для трансляции в стиле мероприятия, адаптация рассылочных писем и оформление рекламных баннеров;

• Подготовка печатных и раздаточных материалов – пакет участника, сувенирная продукция, брошюра с программой мероприятия и прочее;

• Организация трансляции медицинских мероприятий - наш экспертный этап, ведь для этого у нас есть команда видеопродакшн и своя студи с профессиональным оборудованием, которая помогает выполнить данную услугу полностью под ключ;

• Проведение email-рассылки – собственная база с более 20 000 участников, организация рассылок от министерств здравоохранения и профессиональных сообществ;

• Регистрация участников на площадке – подготовка регистрационного стола, привлечение волонтеров, ведение списков, выдача бейджа и пакета участника и т.д.;

• Менеджмент лекторского состава – обзвон, сбор актуальных регалий и фотографий для размещения в программе, решение организационных вопросов, контроль и координация на площадке и в онлайн-формате;

• Взаимодействие с подрядчиками и СМИ.

Стоимость организации и проведения медицинской конференции зависит от целей и задач вашего мероприятия. На цену влияет:

• Формат мероприятия – онлайн, офлайн или очное событие с проведением онлайн-трансляции;
• Количество участников и спикеров;
• Организация медицинской конференции под ключ или выбор конкретной отдельной услуги.

Мы работаем с бюджетом от 300 тысяч рублей.

Для заказа расчета стоимости услуг по организации Вашего конгресса, свяжитесь с нами, и наша команда оперативно решит эту задачу.
Тел. +7 (499) 348-96-86 и почта info@fbmstudio.ru.