В данной статье мы «отрываем от сердца» все секреты нашего многолетнего опыта и рассказываем подробно о том, как организовать медицинскую конференцию под ключ.

Первое, что необходимо помнить, при подготовке медицинского мероприятия – это сроки его «сборки». Медицина – это многотомная и увесистая сфера, в которой каждый этап подготовки требует заблаговременного согласования. За много лет работы в этой сфере, мы убедились – чем больше времени, тем масштабнее вы развернетесь.

Например, для того, чтобы согласовать проведение конференции с Министерством здравоохранения в регионе - многие субъекты РФ требуют предварительную программу за год, а то и за полтора! Представьте, в таком случае - за какой период необходимо начать сборку программы и согласование с научным организатором?

Именно поэтому, наша команда разработала свой чек-лист, где важную составляющую имеют сроки каждого этапа, это поможет Вам не упустить ни одной мелочи.

Первое что необходимо сделать – это определиться с форматом мероприятия. ВАЖНО опираться на требования комиссии НМО, если вы хотите аккредитовать мероприятие. В нашей команде есть отдельный сотрудник – специалист по подготовке заявки в НМО, мы посчитали это важным, т.к. очень уж много мелочей, которые надо держать в голове.
Выбор формата мероприятия состоит из трех составляющих:

• По уровню – региональные, всероссийские, международные и т.д.;
• По формату вещания – офлайн, онлайн, гибрид (совмещение онлайн и офлайн);
• По типу – конференция, семинар, круглый стол, лекция, вебинар и т.д. (лучше полагаться на стандарты ГОСТ Р 53524—2009 «Конгрессная деятельность» утв. Приказом №777-ст. от 15.12.2009г.).

Если Вы готовите мероприятие, то скорее всего у Вас уже намечена его тематика. Для начала работы необходимо иметь проект программы или программные вопросы, которые будут освещать докладчики.

Следующий важный этап – поиск спонсоров на мероприятие, это долгий и сложный процесс и скорее всего, если вы это читаете, вы уже знаете об этой работе. Большинство мероприятий бесплатны для врачей, а вся расходная часть покрывается за счет спонсорских взносов от фармкомпаний за возможность представить свой препарат на мероприятии. Эту работу необходимо начинать минимум за полгода, так как практически все фармкомпании обязаны подать данные о своём участии в Росздравнадзор не позднее, чем за 2 месяца до даты проведения.

Этап согласования мероприятия. Если мероприятие региональное – то делом необходимо согласовать его проведение с местным Министерством здравоохранения. Для этого мы отправляем официальное письмо-запрос за год до мероприятия (были случаи, когда согласовывали за несколько месяцев, а бывало и наоборот – за 1,5 года – это зависит от региона). Далее идет долгая работа по продвижению нашего письма, которая иногда занимает несколько месяцев. Если же мероприятие федерального значения и проводится в Москве или Санкт-Петербурге, то работа по согласованию проводится в учреждении, под чьей эгидой проходит мероприятие.

Не позднее, чем за 5 недель до мероприятия Вы должны подать первоначальную заявку в комиссию НМО. А не позднее 2-ух недель до мероприятия, финальную программу с подробным описанием каждого доклада и опыта лектора. Конечно же, лучше делать все заранее, а не в последний день, чтобы заблаговременно получить аккредитацию.

Далее, пойдут организационные моменты, которые не менее важны, но делаются параллельно с остальной работой:

- создание интернет-страницы мероприятия;
- подбор площадки для проведения мероприятия;
- подбор и согласование кофе-брейка;
- подготовка и организация дизайна и визуальной составляющей мероприятия (разработка фирменного стиля мероприятия; оформление программы в фирменный стиль мероприятия; создание заставок для трансляции в стиле мероприятия; создание подложек для трансляции; создание рассылочного письма в стиле мероприятия для участников; создание рекламных баннеров в стиле мероприятия);
- разработка и изготовление пакета участника мероприятия (раздаточный материал, пакет, ручка, брошюра с программой мероприятия) + работа с типографиями;
- выбор подрядчика для проведения трансляции (у нас есть команда видеопродакшн и своя студи с профессиональным оборудованием);
- выбор платформы для проведения трансляции мероприятия;
- организация и проведение рассылки приглашений участникам (у нас своя база более 20т. участников, так же мы используем рассылки от Минздравов, научного организатора и профессиональных сообществ);
- публикация мероприятия в интернете (соц.сети, профессиональные сообщества, медицинские порталы);
- подготовка регистрации участников на площадке (приглашение волонтеров, необходимое оборудование для оперативной регистрации на площадке);
- менеджмент лекторского состава (обзвон лекторского состава, сбор актуальных регалий и фотографий для размещения в программе, рассылка программы, решение организационных вопросов, контроль прибытия на площадку, при выходе в онлайн формате проведение тестирования, согласование логистики и заказ такси до площадки и обратно, встреча на площадке и координация и прочие организационные и финансовые вопросы, связанные с лекторским составом).

Мы привели основные пункты, о которых надо знать при подготовке мероприятия, но конечно же они подлежат корректировки в соответствии с Вашим форматом.

Если вы теряетесь этом огромном количестве текста и хотите не упустить ни одной мелочи – доверьте ваше мероприятие нам !