Организатор передал программу конференции, в которой более 50% докладов приходилось на иностранных спикеров. Запрос включал два ключевых аспекта: возможность аккредитации мероприятия в системе НМО и организация перевода.
Первоначально организатор планировал записать выступления иностранных докладчиков заранее, перевести их и воспроизводить в эфире во время мероприятия.
Однако данный подход противоречит требованиям комиссии НМО и несет риск отказа в аккредитации.
Решение
Мы провели аудит программы и формата участия спикеров и дали следующие рекомендации:
1. Полностью отказаться от записанных докладов, так как формат записи не допускается правилами НМО.
2. Перевести выступления в формат живого участия (очно или онлайн в реальном времени).
Для реализации:
- Использовали двухканальный Zoom-аккаунт для организации синхронного перевода.
- Привлекли профессионального медицинского переводчика.
- Подробно описали в заявке формат участия иностранных спикеров и механизм перевода.
- Организовали логистику части иностранных докладчиков для очного участия в Москве.
- Обеспечили онлайн-выступления в режиме реального времени для тех, кто не смог приехать.
Результат
Мероприятие было успешно аккредитовано в системе НМО.
Большинство иностранных спикеров приняли участие очно.
Оставшиеся выступили онлайн в режиме реального времени.
Все доклады сопровождались синхронным переводом.
Участники получили баллы НМО.
Спикеры смогли взаимодействовать с аудиторией и отвечать на вопросы.
Выводы
1. Использование записанных докладов недопустимо для аккредитации в системе НМО.
2. Формат живого участия (очно или онлайн) является обязательным условием.
3. Корректно выстроенная логистика и перевод позволяют интегрировать иностранных спикеров без риска отказа.
4. Важно заранее прорабатывать формат участия и подробно описывать его при подаче заявки.